Denna guide går igenom vad du kan göra för att minska risken att dina mail hamnar i skräpposten hos mottagaren.
Vad är skräppost? Skräppost är mail som anses vara oönskad reklam, bedrägerier eller mail med skadligt innehåll.
Autentisering och förebyggande åtgärder
SPF (Sender Policy Framework) är en autentisering som ökar legitimiteten för mail som skickas via domänen och gör det svårare för Spamrobotar att förfalska utskick från dig. Enkelt förklarat så sätter SPF:en upp en regel om att mail från din domän bara får skickas från den e-postserver som anges i regeln. Utgående mail vars domän saknar SPF löper större risk att hamna i skräpkorgen. Vissa leverantörer avvisar också mail från domäner som saknar SPF, exempelvis Gmail.
Vi lägger automatiskt alltid till SPF på ditt domännamn om dina DNS-inställningar hanteras via ns1.loopia.se och ns2.loopia.se vilket är våra namnservrar. Om du är osäker på var dina DNS-inställningar hanteras så kan du kontrollera detta via whois.loopia.se genom att söka på ditt domännamn. Du ser då vilka namnservrar du använder genom att kolla vad som står vid ”nserver: ”. Om dina DNS-inställningar inte hanteras via Loopia så rekommenderar vi dig att kontrollera detta med din nuvarande DNS-leverantör och lägga till vår SPF i det fall den saknas. Du kan läsa mer om SPF här.
DKIM-signering är en autentisering som med hjälp av en digital signatur påvisar att utskicket kommer från en specifik leverantör vilket leder till ökad legitimitet för dina mail. Detta används oftast då man använder en nyhetsbrevs tjänst. När du skapar din första mailadress för din domän i Loopia kundzon kommer vi att automatiskt skapa DKIM-nycklar för din domän. Du kan självklart lägga till DKIM-nycklar för extern signering mot andra leverantörer om du använder en sådan för utskick direkt i din DNS-zon hos oss. Mer information om DKIM hittar du här.
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) är en annan typ av autentisering som också ger rapporter på mail som försöker skickas med ditt domännamn. DMARC bestämmer huruvida ett mail får passera med hjälp av villkoren som finns i DKIM och SPF. Detta är ej rekommenderat ifall du inte redan satt upp DKIM och SPF. Om du är en väldigt stor organisation som behöver extra bra rykte och bäst möjliga leveransbarhet för dina mail så kan detta vara något för dig. Men detta är ingenting som vi har support på eller hjälper till att konfigurera. Om du dock har färdiga DNS-inställningar som du vill lägga till så kan vi hjälpa dig med det.
Formatering
Formateringen är hur du väljer att utforma ditt mail och dess innehåll.
De flesta mailleverantörer använder sig av så kallade spamfilter för att skydda sina användare mot skräppost. Då detta är ett automatiserat system innebär det att ditt mail då av misstag kan misstas för skräppost – vilket då för oss tillbaka mot mailets formatering och hur viktigt det kan vara.
Att rubricera ditt mejl med exempelvis ”Hej”, ”Viktigt meddelande” eller ”Agera nu” i ämnesraden skulle således innebära att just ditt mail av misstag markeras som skräppost och hamnar i mottagarens skräpkorg.
Idag så skickas väldigt många skadliga filer via mail. Det är därför vanligt att spamfilter reagerar på ditt mail i det fallet att du har bifogat en fil. Vi rekommenderar i stället att du använder moderna sammarbetsverktyg så som OneDrive, Dropbox, Google Drive eller liknande om du är i behov att dela filer med någon. Via dessa verktyg når i stället mottagaren dokumentet via en länk till en säker webbplats. Om du däremot vill skicka filer via mail så är .pdf ett bättre alternativ i jämförelse med andra filformat, men skicka då inte ett tomt meddelande utan inkludera även text.
Om du har bifogat en länk till en hemsida i ditt mail eller din signatur så kan det även vara bra att se över att länken är säker. Kontrollera att länken börjar med det säkra protokollet https:// och att sidan som du länkar till inte har fått ett intrång. Din webbläsare säger ofta ifrån om sidan inte anses vara säker, men annars kan du leta efter hänglåset bredvid hemsidans adress som indikerar en säker anslutning.
